Praktyczny proces należytej staranności dostawców

Zacznij od zarejestrowanej tożsamości

Profil firmy to potencjalny klient. Zapisz wyświetlaną nazwę, lokalizację, kategorię oraz datę, w której go przeglądałeś. Poproś osobę kontaktową o wskazanie podmiotu prawnego, który wyceni ofertę, wystawi umowę i wystawi fakturę. Nazwy firm mogą występować w różnych językach lub formatach handlowych, dlatego przed traktowaniem oddzielnych dokumentów jako dowodów dotyczących tej samej działalności należy wyjaśnić różnice. Zachowaj oryginalne dokumenty i wyjaśnienia wraz z notatkami. Atrakcyjny profil i szybka odpowiedź są przydatne w komunikacji, ale nie rozstrzygają kwestii tożsamości.

Zrozumieć organizację produkcji

Zapytaj, jakie produkty produkuje firma, jakie operacje wykonuje samodzielnie i jakie prace zleca innym podmiotom. Skup się na samym produkcie, a nie na szerokiej kategorii w katalogu. Poproś o wyjaśnienie proponowanych materiałów, procesów, narzędzi i kontroli jakości. Jeśli deklaracja wydajności jest istotna, poproś o dowody związane z daną operacją. Zdjęcie fabryczne może przedstawiać sprzęt, ale nie wskazuje, że Twój produkt będzie go wykorzystywał lub że wydajność jest zarezerwowana dla Twojego zamówienia.

Sprawdź dokumenty pod kątem ich trafności

Zbieraj dokumenty, ponieważ odpowiadają one na konkretne pytanie. W przypadku każdego raportu z badań, certyfikatu lub protokołu z inspekcji sprawdź nazwę organizacji, opis produktu, wersję, datę i zakres. Poproś wystawcę lub odpowiedniego specjalistę o rozwianie wątpliwości, jeśli dokument ma istotne znaczenie dla Twojej decyzji. Unikaj traktowania niezwiązanego raportu o produkcie jako dowodu na zakup przedmiotu, który planujesz kupić. Wymagania zależą od produktu i miejsca przeznaczenia; zidentyfikuj te wymagania dla swojego projektu, zanim poprosisz dostawcę o ogólne oświadczenie o zgodności.

Użyj próbki, aby zmniejszyć niepewność szczegółową

Wybierz próbkę, która odzwierciedla proponowaną specyfikację. Zapisz, co ona pokazuje, a czego nie. Niemarkowa próbka może pomóc w ocenie kształtu i sposobu użytkowania, jednocześnie pozostawiając proponowaną dekorację bez testów. Ręcznie wykonana próbka rozwojowa może nie potwierdzić spójności produkcji. Uzgodnij zakres kontroli, które przeprowadzisz, i zapisz wyniki według tych samych kryteriów. W przypadku konieczności przeprowadzenia specjalistycznych testów, określ zakres prac i osobę odpowiedzialną, zanim oprzesz się na inspekcji wizualnej lub nieformalnym opisie.

Rozwiąż szczegóły handlowe

Porównaj dane firmy w ofercie, fakturze i instrukcjach płatności. Wyjaśnij różnice za pośrednictwem ustalonego kanału kontaktu przed podjęciem działań. Zapisz dokładne informacje o towarach, ilości, jednostkach, opakowaniu, zakresie dostawy, harmonogramie oraz sposobie postępowania w przypadku zmian lub wad. Wyjaśnij obowiązki obu stronom. Jeśli dane ustalenie jest nietypowe lub istotne dla projektu, zasięgnij porady specjalisty. Celem tej listy kontrolnej jest umożliwienie prześledzenia decyzji, a nie stwierdzenie, że jeden dokument lub metoda płatności eliminuje wszelkie ryzyko.

Prowadź listę otwartych problemów

Zakończ każdy etap, rejestrując to, co zostało potwierdzone, co potwierdza dowody, a co pozostaje nierozwiązane. Zdecyduj, które luki należy uzupełnić przed próbką, zamówieniem lub wysyłką. Przypisz właściciela i kolejny krok do każdego ważnego pytania. Sprawdź ponownie zapis w przypadku zmiany produktu, umowy fabrycznej lub podmiotu, z którym zawarto umowę. Informacje katalogowe mogą pomóc w znalezieniu kandydatów, ale decyzja o zakupie powinna opierać się na aktualnych dowodach dotyczących konkretnego projektu. Nie oznaczaj dostawcy, który został niezależnie zweryfikowany, tylko dlatego, że skorzystano z tej listy kontrolnej.