Come confrontare i preventivi dei prodotti promozionali

Creare un documento di riferimento

Inviate a ciascun richiedente un preventivo lo stesso riferimento o descrizione del prodotto, la quantità, la grafica, i requisiti di imballaggio, la destinazione e la data di consegna prevista. Individuate i dettagli che devono rimanere invariati.

Se si desiderano alternative, è bene richiederne la presentazione separata. L'inserimento di un materiale o di un metodo di decorazione diverso nel preventivo principale rende meno utile il confronto dei prezzi.

Verifica la portata del prezzo

Elenca separatamente il prodotto, la decorazione, la preparazione grafica, i campioni, l'imballaggio, l'assemblaggio e il trasporto. Chiedi quali sono inclusi e quali potrebbero comportare costi aggiuntivi.

Per la specifica effettiva, è necessario confermare la quantità minima e l'unità di misura. Non dare per scontato che un dato riportato in un catalogo precedente sia ancora valido o si applichi a un'immagine o a una quantità d'ordine diversa.

Chiarire il programma

Quando si discute delle tempistiche, è fondamentale distinguere tra approvazione della grafica, approvazione del campione, produzione e trasporto. Bisogna specificare il punto di partenza di ciascun periodo preventivato. È inoltre importante chiedere cosa succede se la grafica o le specifiche subiscono modifiche dopo l'approvazione.

Indicare la data di arrivo richiesta, non solo la data dell'evento. Includere i tempi per la ricezione, l'ispezione e la distribuzione. L'ordine definitivo deve riportare il programma concordato e le eventuali condizioni ad esso allegate.

Registrare la versione accettata

Conservate insieme il preventivo finale, le specifiche, la bozza, l'approvazione del campione e i termini dell'ordine. Chiarite eventuali ambiguità nella formulazione prima di confermare l'ordine. Un brief scritto conciso è più utile che affidarsi a messaggi separati che potrebbero descrivere versioni diverse del progetto.